ออกแบบเวิร์กโฟลว์อนุมัติที่ไม่ติดค้างใน LINE

หลายองค์กรมีเวิร์กโฟลว์อนุมัติอยู่แล้ว เพียงแต่กระจายอยู่ในแบบฟอร์ม แชต LINE กระทู้อีเมล และความทรงจำของใครบางคน วิธีนี้ดูรวดเร็วจนกว่าคำขอจะเร่งด่วน ผู้อนุมัติไม่อยู่ หรือมีคนต้องอธิบายการตัดสินใจในภายหลัง

มองการอนุมัติเป็นการเปลี่ยนสถานะ

โมเดลหลักนั้นง่าย คำขอมีผู้รับผิดชอบ สถานะปัจจุบัน การดำเนินการถัดไป และบันทึกสิ่งที่เปลี่ยนไป คำว่า “รออนุมัติ” ยังไม่เพียงพอ ระบบควรรู้ว่าต้องการการตัดสินใจของใคร ขอเมื่อใด และบุคคลนั้นต้องใช้ข้อมูลอะไรในการตัดสินใจ

ออกแบบสำหรับกรณีที่ยุ่งยากก่อน

• เกิดอะไรขึ้นเมื่อผู้อนุมัติลางาน
• ส่งคำขอกลับเพื่อขอข้อมูลเพิ่มโดยไม่เสียประวัติได้หรือไม่
• ผู้อนุมัติสามารถมอบหมายครั้งเดียวพร้อมวันหมดอายุได้หรือไม่
• เกิดอะไรขึ้นเมื่อมีการเปลี่ยนงบประมาณหรือนโยบายระหว่างกระบวนการ
• ใครบ้างที่ดูเอกสารประกอบซึ่งมีความอ่อนไหวได้

เก็บการตัดสินใจและบริบทไว้ด้วยกัน

การแจ้งเตือนมีประโยชน์ แต่ควรพากลับมาที่คำขอ ไม่ใช่กลายเป็นระบบบันทึกหลัก แสดงจำนวนเงิน เหตุผล ผู้ร้องขอ ไฟล์ประกอบ การตรวจสอบนโยบาย และการตัดสินใจก่อนหน้าไว้ในที่เดียว ทำให้การอนุมัติ ปฏิเสธ และขอแก้ไขชัดเจนไม่กำกวม

วัดผลเวิร์กโฟลว์หลังเปิดใช้

ติดตามเวลาจนได้รับการตอบกลับครั้งแรก เวลาที่อยู่ในแต่ละขั้นการอนุมัติ เหตุผลการปฏิเสธ และคำขอที่ถูกเปิดใหม่ ตัวชี้วัดเหล่านี้บอกได้ว่าซอฟต์แวร์กำลังปรับปรุงการทำงาน หรือเพียงย้ายความล่าช้าเดิมไปยังหน้าจอใหม่

เวิร์กโฟลว์อนุมัติที่ดีที่สุดทำให้การดำเนินการที่ถูกต้องง่ายกว่าการส่งข้อความไปถามว่าเกิดอะไรขึ้น

เริ่มด้วยเส้นทางการอนุมัติหนึ่งเส้นทางและข้อยกเว้นที่เกิดจริง เมื่อทีมเชื่อมั่นในบันทึกแล้ว จึงค่อยเพิ่มกฎและการเชื่อมต่อได้โดยไม่ทำให้รุ่นแรกใช้งานยากขึ้น